Mes Frais

Le module « Mes Frais » est un logiciel qui permet aux collaborateurs de saisir leurs notes de frais en ligne pour en simplifier la gestion par leur responsable. Le traitement des notes de frais va devenir beaucoup plus simple avec le logiciel Mes Frais. Vos collaborateurs rentrent leur note de frais en ligne. Leur demande est ensuite étudiée par leur responsable qui la valide ou non.

✓ Application en mode SaaS (technologie Cloud)     ✓ Gestion des utilisateurs et de leurs droits sur l’application     ✓ Notification d’enregistrement de chaque note de frais envoyée automatiquement par email à la personne responsable

• Gestion des utilisateurs et de leurs droits sur l’application
• Configuration des catégories de notes de frais (hôtel, restaurant, parking…) et de plusieurs barèmes kilométriques (indemnité km en fonction des puissances fiscales des véhicules)
• Gestion d’une liste de véhicules par utilisateur (marque, modèle, nombre de CV fiscaux, type de véhicule, immatriculation)
• Calcul automatique des kilomètres parcourus en saisissant l'adresse de départ et d'arrivée
• Ajout d’une ou plusieurs notes de frais datées par le collaborateur
• Téléchargement du ou des justificatifs par ligne de frais
• Notification automatique des demandes par email
• Acceptation ou refus des demandes de remboursement par le responsable
• Récapitulatif et statistiques des demandes par utilisateur, par client, par catégorie sur une période avec le montant remboursable
• Export des listes de notes de frais en fichier PDF ou Excel
• Possibilité de lier ce module à l’application « Mes Projets » afin d’associer une note de frais à un projet
• Possibilité d’indiquer la refacturation des notes de frais à des clients

Option :

• Ajout de champs

1/ Ajout d'une note de frais (collaborateur)

Ajoutez votre note de frais dans l'onglet "notes de frais". Une fois la note créée, cliquez sur la loupe bleue, puis sur "ajouter un détail à la note de frais". Saisissez les champs demandés en fonction du type de note de frais (km ou autre)* que vous avez. Le calcul des kilomètres se fait automatiquement dès la saisie du lieu de départ et d'arrivée. Une fois tous les champs remplis, ajoutez votre note de frais. Vous pouvez également télécharger vos justificatfs pour chaque frais. Une notification par mail vous est alors envoyée, ainsi qu'à votre responsable pour lui indiquer qu'une note de frais a été soumise.

* Les barèmes kilométriques et les catégories de notes de frais (hotel, parking, restaurant ...) sont entièrement configurables par la personne responsable du portail dans les onglets "barème km" et "catégorie".

2/ Validation ou refus d'une note de frais (responsable)

Dans l'onglet "administration des notes", la personne responsable peut consulter toutes les notes de frais. Un filtre avec l'état des notes permet de classer les demandes à valider, validées ou refusées.

En cliquant sur la loupe présente sur une ligne de note, la personne responsable peut alors voir le détail de la note de frais et l'accepter ou la refuser. Une notification par mail est alors envoyée afin de tenir informé le collaborateur de la décision. La note de frais est exportable en format PDF et/ou Excel.

La personne responsable peut par la suite indiquer la refacturation d'une note de frais à un client en particulier si besoin (en option).

3/ Analyse et suivi des notes de frais

Une liste de filtres vous permet d'analyser les statistiques en fonction de vos besoins.

Vous pouvez alors analyser les notes de frais saisies par catégorie (hôtel, kilomètres, parking...), par utilisateur et/ou par client sur une période avec le montant total calculé en fonction.

• Application en mode SaaS (technologie Cloud) accesible par tous les collaborateurs à distance 24h/24
• Le portail est accessible et compatible sur mobile depuis Internet
• Des sauvegardes quotidiennes
• Centralisation des notes de frais et justificatifs sur un outil unique
• Un gain de temps avec un suivi plus maîtrisé
• Moins de papiers qui trainent sur le coin du bureau
• Un contrôle plus précis afin de limiter les dépenses inutiles et repérer les abus pour des économies à la clé
• Une visualisation globale et précise de frais engendrés par collaborateur et pour chaque client

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