Mes Rendez-vous

L'application Mes Rendez-vous est un logiciel permettant de gérer les plannings de plusieurs techniciens (auditeurs, inspecteurs, chauffeurs, livreurs...) pour la gestion d 'interventions (chantiers, maintenances...). Il permet de prendre des RDV d'intervention pour plusieurs techniciens selon leurs spécialités et d'exporter un planning quotidien des rendez-vous planifiées pour chacun.

Planification et suivi des interventions :

• Gestion des utilisateurs et de leurs droits sur l’application
• Module Annuaire associé pour la gestion de contacts (prospects, clients, fournisseurs)
• Gestion de familles d’interventions (ex : entretien, installation...) et types d’interventions (ex: entretien annuel, entretien mensuel...) avec une durée d’intervention définie par défaut pour chaque type d'intervention
• Gestion du planning et des prises de RDV selon :
  • Temps de travail : Créneaux disponibles selon jours d’ouverture et horaires d’ouverture avec gestion d'exceptions (disponibilité pour chaque intervenant, absences, mais aussi possibilité de réserver des créneaux selon différents prescripteurs): créneaux configurables
  • Zones géographiques des clients (Code postal) : zones configurables avec définition du ou des intervenants pour chaque zone
  • Intervenants sur des spécialités (types d’intervention) avec ordre de priorité d’intervenant. Chaque intervenant peut opérer sur une ou plusieurs zones géographiques : configurable
  • Durée d'intervention définie par défaut ou modifiable lors de la prise de RDV
  • Gestion d’un délai entre 2 RDV
• Liste des RDV avec filtres de classement par intervenant, par client, par période
• Export de la liste des RDV en PDF sur une période définie (jour / semaine / mois) en fonction des filtres
• Envoi de mail de confirmation lors de la prise de RDV, mais aussi de la modification ou l'annulation d'un RDV si l'adresse email du client est saisie : mails entièrement paramétrables dans l'application
• Possibilité d'envoi de mail 48h avant RDV pour rappel (délai configurable) si l'adresse email du client est saisie : mail entièrement paramétrable dans l'application
• Si intervention récurrente, possibilité d’envoyer un rappel par mail x jours/mois après une intervention pour prise nouveau RDV.

Options :

• Mise en place d’une interface web (site Internet) à vos couleurs pour que les clients puissent prendre leur RDV directement en ligne (ils peuvent alors consulter les créneaux disponibles et prendre RDV en fonction du type d’intervention souhaité en créant leur compte)
• Import de la base de clients (selon format de votre base)
• Envoi de notifications par SMS (selon votre opérateur téléphonique)
• Personnalisation de champs, possibilité de télécharger et stocker des documents lors de la prise de RDV

1/ Configuration des temps de travail, intervenants, zones géographiques

Paramétrez les temps de travail communs à tous les intervenants, puis des exceptions par intervenant si besoin. Configurez les familles d'intervention et types d'intervention avec une durée. Saisissez les intervenants avec un ordre de priorité, et définissez leurs spécialités et zones géographiques d'intervention si besoin.

Saisissez manuellement vos contacts dans l'application "Mon Annuaire" afin de constituer votre liste de clients dans le but de faciliter la prise de RDV de clients sous contrat périodique par exemple. Imagine Développement peut aussi intégrer votre base clients automatiquement. 

2/ Planification des interventions de vos techniciens

Dans l'application "Rendez-vous", cliquez sur "nouveau rendez-vous" pour prendre un RDV d'intervention. Visualisez immédiatement le ou les intervenant(s) disponible(s) pour lui (leur) attribuer une intervention. Affectez une intervention à un technicien en fonction de ses compétences. La durée est automatiquement appliquée en fonction de la nature de l'intervention tout en étant facilement modifiable (pas de blocage).

Une fois le RDV enregistré, une confirmation par mail est envoyée au client concerné avec les informations du RDV. Un mail automatique de rappel 48h avant le RDV peut également être mis en place si vous le souhaitez. Des alertes par email sont automatiquement envoyées au client en cas de changement de planning afin de gérer les aléas en temps réel (modification, annulation de RDV).

3/ Pilotage et traçabilité des RDV

Vous pouvez consulter les RDV pris par intervenant, par client et/ou par période et exporter ces listes filtrées en PDF pour vous en servir comme planning de tournée. Vous pouvez ainsi piloter votre planning en temps réel, d'où vous voulez et quand vous voulez.

• Notification des RDV par mail et export d'un planning quotidien avec les informations détaillées
• Maîtrise de la charge de travail et du temps de travail des intervenants
• Visualisation rapide des disponibilités des techniciens lors de dépannages urgents
• Gestion des compétences : seuls les techniciens compétents pour une intervention définie sont proposés afin d'optimiser les tournées
• Traçabilité des RDV d'interventions simple et rapide via une seule interface en ligne
• Des sauvegardes quotidiennes
• Application hébergée en mode SaaS (technologie Cloud) : aucune installation n’est requise sur vos postes et les mises à jours se font automatiquement. Vous pouvez ainsi piloter votre planning en temps réel, à distance et à tout moment
• Un accès à l’application de manière sécurisée depuis n’importe quel lieu connecté à Internet
• Le portail est accessible et compatible sur mobile depuis Internet
• Avoir accès au bon moment aux bonnes informations par le biais de moyens adaptés et efficaces
• Centraliser les informations et la gestion des interventions dans un même outil pour plus de performance

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