gestion de vos planning d'interventions

Vous planifiez de nombreux RDV mais vous devez réfléchir à chaque fois au temps de trajet et aux spécialités de chaque salarié ?

Vous gérez des chantiers avec plusieurs équipes et n'avez pas suffisamment de visibilité sur vos plannings ?

Vous gérez encore vos plannings sur papier ?

Vous aimeriez qu'ils puissent établir et faire signer des bons d'intervention directement à la fin de leur chantier ?

Découvrez notre solution dématérialisée de gestion des plannings Mes Rendez-vous.

Elle vous permet d'avoir un suivi plus précis de vos interventions et d'optimiser la prise de RDV pour vos techniciens. Une option permet de gérer des bons d'intervention associé au RDV.

NOUS CONTACTER

Fonctionnalités

L'application Mes Rendez-vous est un logiciel permettant de gérer les plannings de plusieurs techniciens (auditeurs, inspecteurs, chauffeurs, livreurs...) pour la gestion d'interventions (chantiers, maintenances, entretiens...). Il permet de prendre des RDV d'intervention pour plusieurs techniciens selon leurs spécialités et d'exporter un planning quotidien des rendez-vous planifiées pour chacun.

En option, le module « Mes Interventions » permet aux techniciens d’assurer le suivi de leurs interventions et de réaliser des bons d’intervention en mobilité à la fin de leurs chantiers.

Planification et suivi des interventions :

Gestion des utilisateurs et de leurs droits sur l’application
Module Annuaire associé pour la gestion de contacts (prospects, clients, fournisseurs)
Gestion du planning et des prises de RDV selon :
- Temps de travail : Créneaux disponibles selon jours et horaires d’ouverture et disponibilité pour chaque intervenant
- Zones géographiques des clients (code postal)
- Intervenants disponible
- Affichage de la durée d'intervention définie par défaut et modifiable lors de la prise de RDV
- Gestion d’un délai entre les RDV
Liste des RDV avec filtres de classement par intervenant, par client, par période
Export de la liste des RDV en PDF sur une période définie, en fonction des filtres sélectionnés
Envoi de mail de confirmation au client lors de la prise de RDV, mais aussi de la modification ou l'annulation d'un RDV (si l'adresse email du client est saisie)
Possibilité d'envoi d'un mail au client avant le RDV pour rappel

Personnalisations comprises :

Import de votre base de contacts, selon notre format par défaut
Configurer des familles d’interventions (entretien, installation, maintenance, assistance...)
Configurer des types d’interventions (entretien annuel, entretien mensuel, changement pièce A...) avec une durée d’intervention définie par défaut pour chaque type d'intervention
Configuration du temps de travail : ouverture de l'entreprise, disponibilité et absences des techniciens, réservation de créneaux pour des prescripteurs
Configuration des techniciens intervenants dans chaque zone géographique
Configuration des spécialités (types d'interventions) de chaque technicien, avec ordre de priorité d’intervenant. Chaque intervenant peut opérer sur une ou plusieurs zones géographiques
Configuration du mail client lors de la création/modification/annulation/rappel d'un RDV
Configuration du délai d'envoi du mail de rappel du RDV au client

Options supplémentaires :

Import de votre base de contacts, selon votre format
Envoi des notifications par SMS
Ajout de statistiques
Dans le cadre d'interventions récurrentes, envoi d'un rappel par mail au client après une intervention pour inciter à la prise d'un nouveau RDV
Mise en place d'une page ou d'un site web, reprenant votre charte graphique, pour que les clients puissent prendre leur RDV directement en ligne. Permet de consulter les créneaux disponibles, prendre RDV en autonomie, modifier/annuler un RDV, mettre à jour ses coordonnées
Possibilité de lier ce module à l’application Mon Calendrier pour l'affichage des RDV sous un format visuel

OPTION - Élaboration et suivi des bons d'interventions :

Rapport d’intervention avec détail de l’intervention et compte-rendu rédigé par le technicien
Possibilité de télécharger des photos liées à l’intervention
Signature du bon d’intervention par le client et le technicien (à la souris, au doigt ou au stylet sur écran tactile)

Comment ça marche ?

Gestion des contacts

Saisissez vos contacts dans l'application "Mon Annuaire" afin de constituer votre liste d'appelants, saisie manuelle ou via import.

Configuration des temps de travail, intervenants, zones géographiques

Paramétrez les temps de travail communs à tous les intervenants, puis les exceptions par intervenant si besoin.

Configurez les familles d'intervention et types d'intervention avec une durée.

Saisissez les intervenants avec un ordre de priorité, et définissez leurs spécialités et zones géographiques d'intervention.

Planification des interventions de vos techniciens

Lors de la prise d'un nouveau RDV, visualisez immédiatement le ou les intervenant(s) disponible(s) en fonction de ses spécialités/compétences.

La durée est automatiquement appliquée en fonction de la nature de l'intervention, celle-ci reste tout de même modifiable lors de la prise du rendez-vous.

Une fois le RDV enregistré, une confirmation par mail est envoyée au client concerné avec les informations du RDV. Un mail automatique de rappel avant le RDV peut également être mis en place si vous le souhaitez. Des alertes par email sont automatiquement envoyées au client en cas de changement de planning afin de gérer les aléas en temps réel (modification, annulation de RDV).

Pilotage et traçabilité des RDV

Vous pouvez consulter les RDV pris par intervenant, par client et/ou par période et exporter ces listes filtrées en PDF pour vous en servir comme planning de tournée. Vous pouvez ainsi piloter votre planning en temps réel, d'où vous voulez et quand vous voulez.

Edition de bons d'interventions

Vous pouvez créer une nouvelle intervention (si vous n’avez pas créé de RDV au préalable) ou ajouter une intervention à un RDV existant.

Le bon d'intervention reprend les informations du RDV (client, adresse, contact, intervenant, date et heure du début de l'intervention) avec des informations complémentaires (date et l'heure de la fin d'intervention, le compte-rendu rédigé par le technicien et les signature du technicien et du client).

Des photos peuvent également être ajoutées au bon d'intervention (hébergement facturé en fonction de l’espace disque utilisé selon notre grille tarifaire)

Une sauvegarde permet de modifier l'intervention sans la clôturer tandis que la validation clôture celle-ci.

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Les avantages de Mes RDV et Mes Interventions

Outil collaboratif

Accès sécurisé

Sauvegarde quotidienne

Accessible au bureau ou en déplacement

Utilisation simple et intuitive

Gain d'efficacité et de productivité