gestion des notes de frais

Vous n'avez pas suffisamment de visibilité sur chaque dépense par collaborateur (hôtel, restaurant, parking, indemnités kilométriques...)?

Vos collaborateurs sont de plus en plus mobiles avec vos clients ou prospects ?

Vous souhaitez libérer du temps dédié aux notes de frais pour vous occuper d'autres tâches ?

Découvrez notre solution de gestion des notes de frais processionnelles Mes Frais.

Elle vous permet de centraliser et de simplifier la gestion des notes de frais de vos commerciaux.

NOUS CONTACTER

Fonctionnalités

Le module « Mes Frais » est un logiciel qui permet aux collaborateurs de saisir leurs notes de frais en ligne pour en simplifier la gestion par leur responsable.

Le traitement des notes de frais va devenir beaucoup plus simple avec le logiciel Mes Frais. Vos collaborateurs rentrent leur note de frais en ligne. Leur demande est ensuite étudiée par leur responsable qui la valide ou non.

✓ Application en mode SaaS (technologie Cloud)

✓ Gestion des utilisateurs et de leurs droits sur l’application

✓ Notification d’enregistrement de chaque note de frais envoyée automatiquement par email à la personne responsable

Enregistrement et suivi des notes de frais :

Gestion des utilisateurs et de leurs droits sur l’application
Gestion d’une liste de véhicules par utilisateur (marque, modèle, nombre de CV fiscaux, type de véhicule, immatriculation)
Calcul automatique des kilomètres parcourus en saisissant l'adresse de départ et d'arrivée
Ajout d’une ou plusieurs notes de frais datées par le collaborateur
Téléchargement du ou des justificatifs par ligne de frais
Notification automatique des demandes par email
Acceptation ou refus des demandes de remboursement par le responsable
Récapitulatif et statistiques des demandes par utilisateur, par client, par catégorie sur une période avec le montant remboursable
Export des listes de notes de frais en fichier PDF ou Excel

Personnalisations comprises :

Import de votre base de contacts, selon notre format par défaut
Configurer des catégories de notes de frais (hôtel, restaurant, parking…)
Configurer les barèmes kilométriques (indemnité km en fonction des puissances fiscales des véhicules)

Options supplémentaires :

Ajout de statistiques
Indiquer la refacturation des notes de frais à des clients
Possibilité de lier ce module à l’application Mes Projets afin d’associer une note de frais à un projet

Comment ça marche ?

Ajout d'une note de frais (collaborateur)

Pour l'ajout d'une note de frais, saisissez les champs demandés en fonction du type de note de frais (km ou autre)* que vous avez. Le calcul des kilomètres se fait automatiquement dès la saisie du lieu de départ et d'arrivée. Vous pouvez également télécharger vos justificatifs pour chaque frais.

Une notification par mail vous est alors envoyée, ainsi qu'à votre responsable pour lui indiquer qu'une note de frais a été soumise.

* Les barèmes kilométriques et les catégories de notes de frais (hôtel, parking, restaurant ...) sont entièrement configurables par la personne responsable du portail dans les onglets "barème km" et "catégorie".

Validation ou refus d'une note de frais (responsable)

La personne responsable peut consulter toutes les notes de frais. Un filtre avec l'état des notes permet de classer les demandes à valider, validées ou refusées.

Le responsable peut alors voir le détail de la note de frais et l'accepter ou la refuser. Une notification par mail est alors envoyée afin de tenir informé le collaborateur de la décision. La note de frais est exportable en format PDF et/ou Excel.

Analyse et suivi des notes de frais

Une liste de filtres vous permet d'analyser les statistiques en fonction de vos besoins.

Vous pouvez alors analyser les notes de frais saisies par catégorie (hôtel, kilomètres, parking...), par utilisateur et/ou par client (en option) sur une période avec le montant total calculé en fonction.

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Les avantages de Mes Frais

Outil collaboratif

Accès sécurisé

Sauvegarde quotidienne

Accessible au bureau ou en déplacement

Utilisation simple et intuitive

Gain d'efficacité et de productivité