Qu’est-ce qu’un déplacement professionnel ?

Un déplacement professionnel correspond à une situation dans laquelle un salarié se rend, à la demande de son employeur, dans un lieu différent de son espace de travail habituel. 

Cette notion est encadrée par le Code du travail.
Ce type de déplacement peut prendre différentes formes : réunion chez un client, visite des locaux d’un partenaire, participation à une formation…

Lorsque le salarié engage des frais, ceux-ci doivent être remboursés par l’employeur.

Comment fonctionnent les notes de frais pour les trajets en voiture ?

Véhicule personnel

En ce qui concerne la note de frais liée à l’utilisation d’un véhicule personnel, celle-ci doit comporter plusieurs informations spécifiques.  Il est notamment nécessaire de préciser le nombre de kilomètres parcourus, la puissance fiscale du véhicule (exprimée en CV ou chevaux fiscaux), ainsi que les justificatifs de carburant. Le remboursement de ces frais kilométriques s’effectue selon un barème d’indemnités kilométriques, communiqué chaque année par l’administration fiscale.   Ce barème est revalorisé en fonction de l’inflation ou du coût des carburants. Il s’applique à différents types de véhicules : thermiques, hybrides, à hydrogène et électriques, ces derniers bénéficiant d’une majoration de 20 %.

Découvrez notre application

Véhicule de location

L’utilisation d’un véhicule de location pour les déplacements professionnels peut constituer une option intéressante.
Pour l’employeur, cela présente plusieurs avantages :

• Réduire les coûts en comparant les offres concurrentielles des différents loueurs ; 
• Offrir davantage de flexibilité aux salariés, notamment pour les trajets de longue distance ; 
• Limiter le temps consacré à la gestion et à l’entretien des véhicules de société. 

Pour ce type de frais, il est nécessaire de fournir certains éléments, tels que la facture, le détail du déplacement effectué ainsi que le nom du loueur.

Déplacement en taxi

Le taxi est un moyen de transport intéressant qui permet aux salariés de se rendre dans des zones assez peu desservies par les transports en commun. Il est également pratique lors de déplacements à l’étranger ou pour se rendre à une gare ou un aéroport, à toute heure. En ce qui concerne la note de frais, celle-ci doit obligatoirement être accompagnée d’une facture indiquant :   La date et l’heure de la course ; Le nom de la société de taxi ; Le numéro d’immatriculation du véhicule ; L’adresse postale (en cas de litige ou de réclamation) ; Le montant de la course TTC et HT ; Le montant de la TVA.

Quels coûts supplémentaires sont associés à un déplacement professionnel effectué en voiture ?

Lors de déplacements professionnels, des coûts supplémentaires sont engagés. 
Il est important de les prendre en compte, notamment les péages et frais de parking.
Pour que ces types de notes de frais soient validés, elles doivent être accompagnées d’un justificatif de paiement comprenant :

• Le nom du prestataire
• La date et l’horaire de la dépense
• Le montant de la dépense en TTC et HT
• Le montant de la TVA

Vous avez besoin d’une application de gestion des notes de frais pour vos déplacement professionnel ? 

Imagine Développement vous propose une application de gestion des notes de frais en mode Saas, adaptée à tous vos frais de déplacement !

Cette application est conçue aussi bien pour les salariés et leurs managers, grâce à sa simplicité d’utilisation. Notre logiciel utilise la technologie de l’OCR combinée à l’utilisation de l’intelligence artificielle. 
Son utilisation est donc très simple, il vous suffit de photographier votre justificatif et les informations les plus importantes seront extraites (nom, numéro de facture, montant HT, montant TTC, TVA…)

Nous contacter