Quelles informations faut-il connaître concernant les notes de frais d’hôtel ?

Dans le cadre des déplacements professionnels, les salariés peuvent être amenés à séjourner à l’hôtel. Imagine Développement vous informe des éléments à prendre en compte lors de l’élaboration de vos notes de frais.    L’URSSAF indique que les remboursements de frais professionnel (repas, hébergement, déplacement) sont exonérés de cotisations sociales pour les employeurs uniquement s’ils correspondent soit à une indemnisation réelle sur justificatifs (factures, tickets), soit une à allocation forfaitaire, dans la limite des plafonds fixés chaque année.

Quelles conditions pour se faire rembourser une note de frais d’hébergement ?

Pour que votre note de frais soit reconnue comme valide aux yeux de votre employeur et des organismes de la protection sociale, elle doit respecter les éléments suivants :

• Le déplacement doit être réalisé dans un cadre professionnel (formation, rendez-vous avec un client ou un fournisseur…)
• La distance entre votre lieu de résidence et votre lieu de travail doit être supérieure à 50 km  
• Les transports en commun ne doivent pas permettre de parcourir cette distance en moins 1h30.

Ces critères sont cumulatifs et fixés par l’URSSAF. 

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Quelles forme doit avoir le justificatif ?

Pour être valide, votre justificatif doit comprendre :  Le nom de l’hôtel ou de l’hébergement La date de paiement Les dates du séjour Le montant des charges comprises dans la réservation Le taux de la TVA et son montant  Il se présente généralement sous la forme d’une facture ou d’une note.

Besoin d’une application pour gérer les notes de frais liées à l’hébergement ?

Imagine Développement vous propose un logiciel de gestion des notes de frais, idéal pour la gestion de vos déplacements.

 
Notre application de frais professionnels utilise la technologie de l’OCR combinée à l’intelligence artificielle. 

Ce logiciel est très simple d’utilisation grâce aux technologies qui le composent. Il vous suffit de prendre en photo votre justificatif, et les informations les plus importantes sont automatiquement prélevées (numéro de ticket, facture, montant HT, montant TTC, montant de la TVA…). 

Notre application facilite le quotidien des managers comme de leurs collaborateurs grâce à son tableau de bord et de ses statistiques. Elle vous permet de rester à jour sur les notes envoyées, validées, en attentes ou refusées. 

D’autres fonctionnalités sont à découvrir ! 

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